Cas particuliers d'une comptabilité

Toute vente ou toute prestation entre professionnels doit obligatoirement faire l'objet d'une facture. Quand le client n'est pas un professionnel mais un particulier, les formalités sont plus réduites.

Le contenu des factures établies entre professionnels

Les factures établies entre professionnels doivent comporter les mentions suivantes :

• Le nom du vendeur (ou du prestataire), son numéro unique d'identification, son adresse, la mention RCS suivie du nom de la ville où il a été immatriculé et, le cas échéant, sa forme sociétaire (SARL, SA, etc.), sa qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire, son éventuel état de liquidation, et, s'il est bénéficiaire d'un CAPE, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d'identification.
• Le nom et l'adresse du client.
• Le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur ou du prestataire.
• Le numéro et la date de la facture.
• La date de la vente ou de la prestation ainsi que la quantité et la dénomination précise des produits vendus ou des prestations réalisées.
• Le prix unitaire hors taxes de chaque produit ou service rendu, le taux de TVA applicable, le montant total du prix hors taxes, de la TVA et du prix TTC. Ceux qui bénéficient d'une exonération ou d'une franchise en base de TVA doivent indiquer sur leurs factures " Franchise de TVA, art. 293 B du CGI ".
• Les éventuelles réductions de prix acquises à la date de la vente (ou de la prestation) et qui sont directement liées à l'opération facturée.
• La date précise (jour, mois, année) à laquelle la facture doit être payée.
• Le taux des pénalités de retard exigibles en cas de paiement après la date mentionnée sur la facture. Ce taux peut être déterminé contractuellement ; à défaut, c'est le taux de la Banque Centrale Européenne pour son opération de refinancement la plus récente, majorée de 7 points, qui s'applique.
• Les conditions d'escompte si l'acheteur règle avant la date prévue. Quand le vendeur n'entend pas accorder d'escompte, une mention doit figurer sur la facture (ex. : " Pas d'escompte en cas de paiement anticipé ").

La délivrance des factures

La facture doit être établie en 2 exemplaires, dont le premier doit être remis à l'acheteur :

• pour les ventes, dès la livraison de la marchandise ;
• pour les prestations de services, dès la fin de l'exécution de la prestation.

Des exceptions à ce principe de facturation immédiate sont toutefois possibles dans les cas suivants :

• Quand le vendeur effectue pour le même client au cours d'un même mois plusieurs livraisons, il peut établir une " facture récapitulative " couvrant toutes les ventes de la période, s'il remet à chacune des livraisons un " bon de livraison " numéroté.
• Lorsqu'un élément de la facture n'est pas connu au moment de la livraison, un différé de facturation est admis.

Les factures émises pour les particuliers

Quand le client est un particulier, les obligations en matière de facturation sont plus limitées.
Pour les ventes de biens, la délivrance d'une facture est obligatoire :

• quand le client en fait la demande ;
• pour les ventes à distance ;
• pour les ventes intracommunautaires exonérées de TVA.

Pour les prestations de service réalisées pour des particuliers, les professionnels doivent établir " une note " en double exemplaire comportant les mentions suivantes :

• la date de la rédaction de la note ;
• le nom de l'entreprise, son adresse, son numéro unique d'identification, la mention RCS suivie du nom de la ville où elle a été immatriculée et, le cas échéant, sa forme sociétaire (SARL, SA…), sa qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire, son éventuel état de liquidation, et, si elle est bénéficiaire d'un CAPE, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d'identification.
• le nom du client, sauf opposition de celui-ci ;
• la date et le lieu d'accomplissement de la prestation ;
• le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation réalisée ;
• la somme totale à payer (HT et TTC).

Le 1er exemplaire de la note doit être remis au client, le second doit être conservé par le professionnel pendant 3 ans.